Mit ERPNext kann man wunderbar seine Fahrzeuge (Flotte) verwalten. Dafür gibt es den vordefinierten Objekttyp Fahrzeug (Vehicle). Dieser bietet bereits Felder für Hersteller, Modell, Versicherung, Treibstoff und eine Verknüpfung zur Mitarbeiterin oder zum Mitarbeiter, die/der das Fahrzeug führt. Regelmäßig zu aktualisierende Werte, wie der Kilometerstand, können über Fahrzeug Logs (Protokolleinträge) ergänzt werden. Der dabei zuletzt angegeben Wert ist dann auch auf der Übersichtsseite sichtbar (Fortschreibung).
In Deutschland müssen/sollen Unternehmen regelmäßig bestimmte Fahrzeuginformationen prüfen und dokumentieren [1]. Dazu können leicht frei definierbare Felder dienen, die man zum Fahrzeug oder zum Fahrzeug Log ergänzen kann. Damit können z. B. Servicetermine oder Reifenwechsel dokumentiert werden. Als kleine Inspiration, hier ein Überblick, wie wir unsere Fahrzeugdaten im ERPNext abbilden:
- Fahrzeugmarke und -typ sowie die Fahrwerksnummer werden in den Standardfeldern eingepflegt
- Versicherungsanbieter und Police-Nummer werden unter „Versicherungsdetails“ verwaltet
- Treibstoffart und Farbe können hinterlegt werden, spielen aber eine untergeordnete Rolle
- Fahrzeugbrief und Zulassung (Zulassung Teil 1 und 2) können als Anlagen zum Fahrzeug gespeichert werden
- Dienstwagen, mit konkreter Mitarbeiter:in-Zuordnung, werden mit dem entsprechenden Employee-Datensatz verknüpft
- Regelmäßig (halbjährlich) werden folgende Information per Log ergänzt/erfasst:
- Kilometerstand (Standardfeld)
- Nächster HU-Termin („TÜV“) als selbstdefiniertes Feld
- Letzter Reifenwechsel als selbstdefiniertes Feld
- Führerscheinprüfung (Checkbox) als selbstdefiniertes Feld


Damit haben wir alle für uns wichtigen Informationen im ERPNext abgebildet. Und wir haben die Grundlagen für weitere Automatisierungen gebildet – next Stop: Automatische Prüfung, ob ein HU-Termin ansteht …
Welches System nutzen Sie für Ihre Firmenfahrzeuge? Wir unterstützen gern bei der Verwendung von ERPNext dafür.
[1] Wir können natürlich keine Rechtsberatung anbieten.