Die E-Rechnung wird Pflicht – und viele Unternehmen müssen kurzfristig eine Lösung finden, um elektronische Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen und zu versenden. Besonders für Nutzer von SAP R/3 und SAP S/4HANA stellt sich dabei schnell die Frage: Wie lässt sich eine E-Rechnung implementieren, ohne hohe Kosten oder ein großes IT-Projekt zu verursachen? Viele der von SAP vorgesehenen Lösungen, etwa über das Modul SAP Document and Reporting Compliance (DRC), sind leistungsfähig – aber oft auch komplex in der Einführung und teilweise mit zusätzlichen Lizenzkosten verbunden. Gerade mittelständische Unternehmen suchen daher nach einfacheren und wirtschaftlicheren Alternativen.
Eine solche Alternative ist die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus SAP, ohne zusätzliche Drittsoftware, dafür mit kostenlosen Tools und der Erweiterungen von Standard-Komponenten.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein weit verbreiteter Standard für elektronische Rechnungen im deutschsprachigen Raum. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Bestandteilen:
- einem normalen PDF-Dokument, das Menschen lesen können
- strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format, die von Software automatisch verarbeitet werden können
Damit kombiniert ZUGFeRD die Vorteile klassischer PDF-Rechnungen mit den Anforderungen moderner E-Rechnungssysteme.
E-Rechnung aus SAP ohne große Systemänderungen
Unsere Lösung setzt bewusst auf einen pragmatischen Ansatz: Mit zunächst einer kleinen Erweiterung des SAP-Standards. Belege, wie Rechnungen, werden in SAP über ein Druckprogramm erzeugt, das ein PDF erstellt – beispielsweise über SmartForms, SAPscript oder Adobe Forms. Unsere Erweiterung sorgt dafür, dass beim Erstellen der Rechnung zwei Dinge erzeugt werden:
- Das normale Rechnungs-PDF
- Die strukturierten Rechnungsdaten, die für ZUGFeRD benötigt werden
PDF und Daten werden anschließend an eine Middleware übergeben.
ZUGFeRD-Erstellung über die Middleware „Contux“
Die Weiterverarbeitung übernimmt unsere Middleware Contux, die wir unseren Kunden kostenlos zur Verfügung stellen. Dort werden die Rechnungsdaten automatisch in das ZUGFeRD-XML umgewandelt und direkt in das vorhandene PDF eingebettet. Das Ergebnis ist ein vollständiges ZUGFeRD-PDF, das sowohl visuell lesbar als auch maschinell auswertbar ist.
Anschließend wird die Rechnung automatisch per E-Mail an den Empfänger versendet werden – ein Druck ist bei E-Rechnungen naturgemäß nicht sinnvoll. Für den Rechnungsempfänger sieht das Dokument weiterhin wie eine normale PDF-Rechnung aus – im Hintergrund enthält es jedoch alle strukturierten Daten für eine automatisierte Verarbeitung.
Vorteile dieser SAP-ZUGFeRD-Lösung
Für Unternehmen, die schnell eine E-Rechnung aus SAP umsetzen müssen, bietet dieser Ansatz mehrere Vorteile:
Geringe Implementierungskosten
Es wird keine zusätzliche kostenpflichtige Drittsoftware benötigt.
Schnelle Einführung
Die bestehende SAP-Rechnungserstellung bleibt erhalten und wird nur erweitert.
Automatisierter Versand
ZUGFeRD-Rechnungen können direkt aus dem Prozess heraus per E-Mail versendet werden, mit individueller Anpassung des Mail-Inhalts (Betreff, Text, Absender).
Zukunftssichere E-Rechnung
ZUGFeRD gehört zu den wichtigsten E-Rechnungsstandards in Deutschland. Aber auch eine Umsetzung von X-Rechnung ist auf demselben Wege realiserbar.
Fazit: Schneller Weg zur E-Rechnung in SAP
Viele Unternehmen stehen aktuell unter Zeitdruck, eine gesetzeskonforme E-Rechnungslösung einzuführen. Statt auf komplexe und teure Systeme zu setzen, kann ein schlanker Ansatz oft deutlich schneller zum Ziel führen. Durch die Kombination aus bestehender SAP-Rechnungserstellung, strukturierten Daten und einer leichten Middleware lassen sich ZUGFeRD-Rechnungen effizient erzeugen und versenden – ohne große Systemumstellungen und ohne hohe Lizenzkosten.
Damit ist dieser Ansatz besonders interessant für Unternehmen, die kurzfristig eine kostengünstige E-Rechnungslösung für SAP R/3 oder S/4HANA benötigen.