Automatisierung von Prozessen im Einkauf
Im Einkauf lassen sich Rationalisierungseffekte durch die Automatisierung der Bestellschreibung und der Rechnungsprüfung sowie die Beschleunigung des Freigabeprozesses erreichen.
Automatisierung der Bestellschreibung bedeutet, dass im System hinterlegte Bedarfsmeldungen (Bestellanforderungen, die im Rahmen der Disposition entstehen oder die die Bedarfsträger anlegen) automatisch in Bestellungen umgesetzt und an die Lieferanten gesendet werden. Die Automatisierung setzt voraus, dass die im System hinterlegten Stammdaten (Einkaufsinfosätze und Kontrakte) zu einer eindeutigen Bezugsquelle führen. Hier wurden die durch den SAP-Standard zur Verfügung gestellten Verfahren so erweitert und modifiziert, dass ein sehr hoher Anteil der Bedarfsmeldungen automatisch in Bestellungen umgesetzt und per EDI oder Fax direkt an den Lieferanten gesendet werden kann. Entsprechende Rationalisierungseffekte ergaben sich, weil der Prozess abgesehen von der Bestellfreigabe automatisch läuft und kein manuelles Eingreifen erfordert.
Eine Automatisierung der Rechnungsprüfung lässt sich durch die automatische Wareneingangsabrechnung (ERS - Evaluated Receipt Settlement) erzielen. Dazu vereinbart man mit dem Lieferanten, dass dieser zu einem Bestellvorgang keine Rechnung schickt. Stattdessen erstellt das System auf Grundlage der gebuchten Wareneingänge automatisch Gutschriften, die per EDI oder Fax an den Lieferanten gesendet werden. Hierzu entwickelten wir Verfahren, durch die eine erhebliche Steigerung des Prozentsatzes der über ERS abrechenbaren Vorgänge erreicht werden konnte.
Bestellungen im Einkauf unterliegen wertabhängigen Freigabegrenzen und müssen vor Freigabe durch verschiedene Instanzen geprüft und vor dem Versand an die Lieferanten freigegeben werden. Dies realisiert man durch einen SAP-Workflow, der sich über den SAP-Workplace überwacht lässt. Um Unterbrechungen im Bestellprozess zu vermeiden, wurde durch die Erweiterung des E-Mail Versands aus SAP und die Einrichtung von Webservices die Einbindung von mobilen Geräten in den Freigabeprozess realisiert. Freigaben können nunmehr durch den Einsatz mobiler Geräte zeit- und ortsunabhängig ohne direkte Anmeldung am SAP-System durch einen entsprechend berechtigten Personenkreis erfolgen. Dies führt zu einer Beschleunigung des Beschaffungsprozesses.
